Crear una vista personal de los libros de Excel

Excel le permite mostrar varios libros abiertos simultáneamente y por tanto presentarlos en una vista personalizada organizada en diferentes ventanas. Entonces, puede guardar el espacio de trabajo como un archivo .xlw y utilizarlo posteriormente cuando lo desee.
A veces, trabajando con Excel, puede que necesite tener más de un libro abierto en la pantalla, lo que permite utilizar visualizar los datos de múltiples libros de forma fácil y rápida. En los siguientes párrafos describiremos cómo hacer esto de una forma organizada y ordenada. Abra todos los libros que desee utilizar. Para abrir más de un libro a la vez, seleccione la opción Archivo>Abrir,  mantenga pulsada la tecla Control mientras selecciona los libros que desea abrir y finalmente haga clic en el botón Abrir.

Desde cualquiera de los libros de Excel (no importa cuál), seleccione la opción de menú Ventana>Organizar. Si está activada la casilla de verificación Ventanas del libro activo, desactívela y luego seleccione la organización que prefiera. Para terminar, haga clic en el botón Aceptar. Si eligió la opción Mosaico, se le presentarán los libros como un mosaico en la pantalla, tal y como puede verse en la figura 1.1. Si selecciona la opción Horizontal, se distribuirán los libros de arriba a abajo ocupando todo el ancho de la pantalla, tal y como se muestra en la figura 1.2. Si eligió la opción Vertical, se distribuirán los libros uno al lado del otro, de izquierda a derecha, como puede verse en la figura 1.3. Por último, como muestra la figura 1.4, seleccionando la opción Cascada se mostrarán las ventanas unas encima de otras desde la parte superior izquierda a la parte inferior derecha. Una vez que los libros se muestran de la forma que más prefiera, puede copiar, pegar, arrastrar, etc. información entre ellos fácilmente. Si cree que más adelante querría volver a utilizar esta vista que acaba de crear, puede guardar la configuración de la distribución de las ventanas como un espacio de trabajo. Para ello, simplemente seleccione la opción de menú Archivo>Guardar área de trabajo, introduzca el nombre de archivo en el cuadro de diálogo correspondiente y haga clic en el botón Guardar. Cuando graba un área de trabajo, la extensión del archivo será .xlw en vez de .xls. Para recuperar un área de trabajo de Excel a una ventana completa de uno de los libros en particular, simplemente haga doble clic en la barra de título de la ventana correspondiente. También puede hacer clic en el botón de maximizar de cualquiera de las ventanas del área de trabajo. Una vez que haya acabado, puede cerrar los libros de Excel de la forma habitual.

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Figura 1.1. Cuatro libros abiertos en vista mosaico.

Cuando necesite volver a abrir los mismos libros, bastará con abrir el archivo .xlw, con lo que mágicamente se mostrarán con la misma distribución con la que fueron guardados. Si solamente necesita abrir uno de los libros, hágalo de la forma habitual. Cualquier modificación que haga en alguno de los libros que forman parte del área de trabajo se guardará automáticamente cuando cierre el área de trabajo como conjunto, aunque también puede guardar cada libro de forma individual. Si dedica una pequeña parte de tiempo a configurar algunas vistas personalizadas para realizar tareas repetitivas que requieren de múltiples libros abiertos, encontrará que esas tareas serán más fáciles de gestionar. Quizá decida utilizar diferentes vistas para diferentes tareas repetitivas, dependiendo de cuál sea la tarea o cómo se sienta ese día.

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Figura 1.2. Cuatro libros abiertos en vista horizontal.

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Figura 1.3. Cuatro libros abiertos en vista vertical.

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Figura 1.4. Cuatro libros abiertos en vista cascada.

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